Evidencija radnog vremena — cjeloviti informativni vodič za poslodavce

Evidencija radnog vremena jedan je od temeljnih administrativnih i pravnih procesa koje poslodavac mora voditi. Od 1. listopada 2024. na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o zaposlenicima (Narodne novine 55/2024) koji bli͏že objašnjava koje stavke trebaju biti ͏zabilježen͏e u kojem obliku͏ i͏ koje su dužnosti͏ poslodavaca ͏a prava radnika. U ovom članku pronaći ćete ažurirane zakonske smjernice (2024. – 2026.), praktyken uput, primer mezeseknog obraska i objanzenje koncepta fonda sati za 2025. – sve prilagosno poslodavsima koji posluju u Hrvatskoj.

Što je mjerenje vremena i zašto je važno?

Evidencija radnog vremena ukljukuje skup podatka o prisutnosti radnica, poslu koji su obavvili, prekovremenim satima, koristenim slobodama i drugim elementima vaznim za obracun place, zastitu na radu i inspeksijeske kontrole. Pravilno vođenje evidencije:

štiti poslodavca prilikom dokazivanja radnog vremena i obračuna plaća,
štiti radnike osiguravajući uvid u njihovo radno vrijeme i prava,
omogućuje poštivanje ograničenja radnog vremena propisanih Zakonom o radu.

Ključni pravni okviri (2024.-2025.)

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o zaposlenicima propisuje obvezne elemente evidencije koju poslodavci moraju voditi – uključujući početak i završetak rada, pauze, izostanke, prekovremeni rad, rad na odvojenoj lokaciji i rad na daljinu. Obveze se odnose na sve zaposlenike, uključujući i rad na daljinu.

Zapisi moraju biti točni i ažurni; neki propisi zahtijevaju da se podaci unesu najkasnije do određenog roka (npr. sedam dana od datuma na koji se podaci odnose) – provjerite specifične odredbe i interne propise.

Razdoblje čuvanja zapisa često je definirano: zapisi se obično moraju čuvati nekoliko godina (u praksi često najmanje 5-6 godina), a dulje ako postoji radni spor.

Izračun mjesečnog fonda sati ovisi o rasporedu radnog vremena i zakonskim parametrima (npr. tjedni fond, broj radnih dana i praznika); stručni izvori i kalkulatori za 2025. godinu pružaju konkretne brojke koje poslodavci koriste u izračunu.

Što mora sadržavati evidencija radnog vremena (obavezne stavke)

Prema Pravilniku i praktičnim smjernicama, evidencija radnog vremena trebala bi sadržavati sljedeće ključne stavke (svaka unutar mjesečne ili dnevne evidencije):

Osobni podaci zaposlenika (ime, OIB ili drugi identifikator).
Datum i radni dan (za svaki unos).
Vrijeme dolaska i odlaska (točno vrijeme — početak i kraj radni sati).
Pauze (trajanje u minutama/satima) i vrsta pauze (plaćena/neplaćena).
Ukupni obračunski sati za mjesec.

Noćni rad, rad na praznike ili neradne dane (posebno označeno).
Vrste izostanaka: bolovanje, godišnji dopust, roditeljski dopust, neplaćeni dopust, poslovno putovanje itd.
Sati pripravnosti, terenski rad, sati zastoja (bez krivnje radnika) i ostala posebna sredstva.
Prekovremeni sati (i osnova za njihovo nastajanje - nalog poslodavca, opravdani prekovremeni rad).

mjesečna evidencija radnog vremena obrazac - praktični obrazac

Kolone (predložene):

Redni broj | Ime i prezime | OIB / ID | Mjesec/godina
Datum | Dan u tjednu | Dolazak (HH:mm) | Odlazak (HH:mm) | Pauza (min) | Ukupno radno vrijeme (h:mm)
Sati noćnog rada | Sati prekovremenog rada | Rad u dane blagdana (sati) | Pripravnost (sati) | Terenski rad (sati)
Vrsta izostanka (ako primjenjivo) | Broj sati izostanka | Napomene/odobrenje (npr. broj naloga ili referenca)
Mjesečni fond sati (sumarni redak) | Potpis radnika | Potpis obračunskog odgovornog

Upute za popunjavanje (kratko):

Vrijeme dolaska/odlaska unosite u 24-satnom formatu (HH:mm).
Pauze se odbijaju od dnevnog radnog vremena; ako su plaćene, označiti u napomenama.
Prekovremeni sati se posebno bilježe i uvode razlog (naredba poslodavca ili izvanredna potreba).
Na kraju mjeseca evidentirajte ukupan fond sati (zbroj sati rada, uz razdvajanje temeljnog i prekovremenog).

Kako izračunati broj sati i primjer izračuna

Fond sati definira ukupan broj radnih sati koje je zaposlenik dužan odraditi u određenom obračunskom razdoblju (mjesecu). Standardni izračun temelji se na zakonski propisanim punim radnim satima i broju radnih dana u mjesecu.

Primjer (standardno puno radno vrijeme 40 sati tjedno / 8 sati dnevno):

Broj radnih dana u mjesecu (npr. 22) × dnevni radni sati (8 sati) = broj sati (176 sati).
Sati godišnjeg odmora, bolovanja (ovisno o metodi izračuna) i izostanci s posla oduzimaju se od ukupnog broja sati, a dodaju se prekovremeni sati odrađeni izvan propisanog broja sati.

Napomena : Propisi i lokalna pravna praksa zahtijevaju točnu klasifikaciju vrsta sati (noćni, praznični, prekovremeni) jer utječu na izračun plaća i eventualnih bonusa.

Pravilnik o evidenciji radnog vremena - primjer sadržaja interne politike

Preporučeni sadržaj pravilnika koji bi poslodavci trebali uvesti i priopćiti radnicima:

Svrha i opseg :

tko je potreban i za koje oblike rada (stacionarni, udaljeni, terenski).

Način snimanja :

ručno, elektronički sustav, mobilna aplikacija; postupak za rad na daljinu i rad na daljinu.

Rokovi i obveze :

tko ispunjava, tko odobrava i tko vodi evidenciju (odgovorne osobe).

Obrada i zaštita podataka :

usklađenost s GDPR-om prilikom pohrane osobnih podataka u evidenciju.

Kontrola i sankcije :

postupak ispravljanja pogrešaka i disciplinske mjere za ponovljene nepravilnosti.

Čuvanje dokumenata :

minimalno razdoblje čuvanja dokumenata (preporučuje se najmanje 6 godina).

Digitalna rješenja i preporuke

Razmotrite uvođenje elektroničkog sustava za praćenje vremena (softvera za praćenje vremena) koji omogućuje automatski izvoz u obračun plaća i arhiviranje. Takvi alati često olakšavaju ispunjavanje novih zahtjeva Uredbe. (Primjeri tržišnih rješenja poput RadniSati i sličnih dostupni su u Hrvatskoj).
Osigurajte revizijski trag (tko je promijenio zapis i kada) kako biste dokazali valjanost zapisa u slučaju inspekcije.
Uvedite standardizirani mjesečni PDF/Excel obrazac koji zaposlenik i obračun plaća potpisuju elektronički ili fizički.

Kontrolna lista — što učiniti odmah (za poslodavce)

Provjerite sadržaj svog obrasca za evidenciju i usporedite ga s obveznim poljima iz važećih propisa.

Ako koristite papirnate zapise — prebacite se na elektronički sustav ili osigurajte digitalnu arhivu.

Definirati interni postupak za unos i kontrolu (tko unosi, tko provjerava, rok za unos).

Provjerite računovodstvene parametre: broj sati godišnje/mjesečno i utjecaj praznika na izračun plaće.

Osigurati da se zapisi čuvaju zakonski propisani broj godina i da su dostupni u slučaju inspekcije.

Najčešće greške i kako ih izbjeći

Nepotpuni unosi (npr. nedostaje vrijeme pauze) : rješenje: obavezna polja u obrascu.
Odgoda ulaska : rješenje: postaviti interni rok (npr. 3 radna dana).
Nedovoljna zaštita podataka : rješenje: prava pristupa, šifriranje i arhiviranje.
Nepoštivanje zakonskih promjena : rješenje: redovito pratiti Narodne novine i stručno.

Kako BCM Grupa pomaže poslodavcima u Hrvatskoj

BCM Grupa ne pruža samo usluge zapošljavanja, već i savjetodavnu podršku poslodavcima u vezi s radnim zakonodavstvom i organizacijom rada.

Naše usluge uključuju:

podrška pri zapošljavanju kvalificiranih radnika
savjetovanje o usklađenosti s propisima
pomoć pri organizaciji radnih smjena
razumijevanje radnog vremena i radne evidencije

često postavljana pitanja (FAQ)

Tko vodi evidenciju radnog vremena?

Poslodavac je dužan voditi evidenciju za sve zaposlenike, uključujući rad na daljinu i rad na daljinu (detalji u Pravilniku).

Koliko dugo treba čuvati evidenciju?

Stručna praksa i obrasci pokazuju da se evidencija čuva najmanje 6 godina.

Što se smatra prekovremenim radom?

Svi radni sati iznad ugovorenih sati definiranih u radnom vremenu i propisima moraju se zasebno evidentirati s razlogom.

Mogu li koristiti mobilne aplikacije za evidenciju?

Da — ali aplikacija mora pružiti pouzdanu revizijsku evidenciju i biti u skladu s uredbom i GDPR-om.

Na taj način poslodavci mogu izbjeći rizike i osigurati dugoročnu stabilnost poslovanja.